NIEUWE SOEPELE REGELING VOOR ELEKTRONISCHE BTW FACTUREN
Tussen alle fiscale begrotingsmaatregelen door heeft de regering ook het initiatief genomen om de elektronische factuurverplichtingen binnen het W.B.T.W. flink te vereenvoudigen. Vanaf 2013 kan elke onderneming een factuur gewoon in WORD maken en verzenden via een e-mail met een PDF van de WORD factuur als bijlage. Eindelijk.
Naast deze nieuwe spelregels voor de opeisbaarheid van de B.T.W. (zie artikel gepubliceerd op 25.12.2012) bevat de nieuwe wet ook voorwaarden die het elektronisch factureren stukken eenvoudiger moet maken. Tot eer en glorie van ons milieu.
Elektronische factuur
Vooreerst worden een aantal nieuwe definities ingevoerd (art. 1, § 13 W.B.T.W.; de vermelde artikelen zijn deze van de nieuwe wetgeving, Wet 17.12.2012, B.S., 21.12.2012). Een “factuur” is voortaan elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Die voorwaarden hebben niet enkel betrekking op de factuurvermeldingen, maar omvatten ondermeer ook de regels betreffende de uitreikingstermijn van de facturen, de self-billing (zie verder), de bewaring en de maatregelen inzake vereenvoudiging. De materiële vorm van de factuur, hetzij op papier hetzij in elektronisch formaat, heeft op zich geen belang meer aangezien alle facturen, behalve enkele uitzonderingen tengevolge van hun specifieke materiële aard, aan dezelfde regels zijn onderworpen en op dezelfde wijze worden behandeld. Meteen is duidelijk dat een elektronische factuur volledig gelijkgesteld is met een papieren exemplaar. Toch wordt nog een aparte definitie voor een elektronische factuur in het wetboek ingeschreven. Een “elektronische factuur” is een factuur die de wettelijk voorgeschreven gegevens bevat en in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen. Die definitie maakt duidelijk dat een elektronische factuur zowel elektronisch uitgereikt én ontvangen moet worden. Een factuur in WORD maken en op papier verzenden, is geen elektronische factuur. Om dat te zijn moet ze dus in elektronische vorm uitgereikt én ontvangen worden. Die elektronische vorm kan vrij gekozen worden. Het kan XML (Extensible Markup Language), PDF (Portable Document Format), een simpele WORD of enige andere vorm zijn. Daarbij mag het formaat waarin de factuur wordt verzonden verschillen van het formaat waarin het wordt ontvangen. Een factuur uitgereikt via een e-mail met bijlage, een niet op papier ontvangen fax van een oorspronkelijk papieren factuur en het downloaden van de factuur via een website maken dus voortaan zondermeer elektronische facturen uit.
Het afzonderlijk definiëren van een elektronische factuur gebeurt tevens omdat het gebruik van zo’n factuur enkel is toegestaan mits aanvaarding door de afnemer (art. 53, § 2, vierde lid W.B.T.W.). Maar die aanvaarding wordt danig versoepeld. Het is voortaan niet langer nodig een uitdrukkelijk of schriftelijk voorafgaandelijk akkoord te hebben van de medecontractant. Deze aanvaarding mag gewoon stilzwijgend zijn. Ze kan simpelweg blijken uit de betaling van de factuur waarbij het elektronisch karakter van de factuur niet wordt betwist. Daaruit blijkt dan voldoende dat de medecontractant akkoord is met de elektronische vorm. De twee oude voorwaarden waarbij zowel een expliciet voorafgaand akkoord moest bestaat tussen de beide partijen als een procedure van aanvaarding door de leverancier of de dienstverrichter, zijn dus geschrapt.
Self billing
De voorwaarden rond self billing, waarbij de factuur wordt uitgereikt door de medecontractant zelf, dus door de klant in plaats van door de leverancier, worden voortaan opgenomen in het wetboek zelf (art. 53, § 2, tweede lid W.B.T.W.; voorheen stond dat in art. 6, § 1 K.B. B.T.W. 1). Dat systeem wordt toegestaan op voorwaarde dat een voorafgaandelijk akkoord bestaat tussen beide partijen en dat iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de levering van het goed of de dienst verricht.
Een “voorafgaandelijk” akkoord betekent dat er tussen de beide partijen een akkoord moet bestaan vooraleer men begint met de uitreiking van de facturen overeenkomstig de self-billing procedure. De memorie van toelichting stelt daarover dat het met het oog op een fiscale controle en omwille van de rechtszekerheid, in het belang van de contracterende partijen is een “schriftelijk” voorafgaandelijk akkoord te hebben. De procedure van de aanvaarding factuur per factuur kan uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn, naar keuze van de partijen. Deze aanvaarding kan blijken uit het voorafgaandelijk akkoord of de behandeling van de factuur of nog van de ontvangst van betaling door de leverancier of de dienstverrichter. Dus kan de aanvaarding ook bij self-billing stilzwijgend zijn.
Nieuw is tevens dat voortaan een creditnota kan uitgereikt worden door de andere partij dan diegene die de factuur opmaakte. Voorheen diende de creditnota te worden uitgereikt door “dezelfde persoon als degene die de oorspronkelijke factuur heeft uitgereikt”. Deze voorwaarde valt nu weg (in art. 53, § 2, derde lid W.B.T.W.). Dus kan de factuur gemaakt worden door de leverancier en de creditnota door de klant of vice versa. Wel moeten dan de voorwaarden inzake self-billing worden nageleefd wat het verbeterend stuk betreft. De leverancier moet in het voorbeeld evident akkoord gaan met de “self-credit note “ opgemaakt door zijn klant.
Bewaring
Ook de bewaringsregels worden vereenvoudigd. Elke belastingplichtige moet de kopieën bewaren van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt. Tevens is eenieder verplicht zijn ontvangen facturen te bewaren (art. 60, § 1 W.B.T.W.). Facturen moeten ofwel in een elektronisch formaat ofwel op papier bewaard blijven (art. 60, § 6 W.B.T.W.). De plaats van bewaring is vrij te kiezen op voorwaarde dat de facturen en kopieën van facturen op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter beschikking van de fiscus kunnen gesteld worden. Worden de facturen evenwel op papier bewaard, dan moeten deze zich steeds bevinden op Belgisch grondgebied. Als een belastingplichtige de facturen of kopieën van facturen bewaart in een elektronisch formaat, mag de bewaring dus gebeuren buiten BELGIE. Op voorwaarde dat vanuit BELGIE een volledige online toegang tot de betrokken gegevens is gewaarborgd. Worden facturen op papier gemaakt dan mogen ze voortaan ook elektronisch bewaard worden en bijgevolg buiten BELGIE gestockeerd worden (art. 60, § 2 W.B.T.W.). Het in PDF zetten van de op papier gemaakte en ontvangen facturen (wat leidt tot digitale compressie) kan dus zondermeer vanaf 2013. De wijze waarop men de facturen bewaart, kan trouwens in de loop van de bewaringstermijn wijzigen vermits de bedrijfspraktijken kunnen evolueren. Eindelijk houdt het W.B.T.W. gelijke pas met het boekhoudrecht. Art. 6, vierde lid Wet 17.07.1975 stelt al van oudsher dat de verantwoordingsstukken in origineel of in afschrift moeten bewaard blijven. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) schreef eerder al dat Belgische ondernemingen hun boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken kunnen bewaren in het buitenland, op voorwaarde dat gebruik wordt gemaakt van een archiveringsmethode die volledige online toegang op de bedrijfszetel in België voorziet (zie CBN-advies 2010/14).
De facturen moeten krachtens het W.B.T.W. bewaard blijven gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de uitreiking (art. 60, § 3 W.B.T.W.). Wat tevens overeenstemt met de boekhoudrechtelijke regels. Het reeds geciteerde art. 6, vierde lid Wet 17.07.1975 bepaalt dat de verantwoordingsstukken zeven jaar moeten worden bewaard (deze termijn wordt binnen het boekhoudrecht op drie jaar teruggebracht voor de stukken die niet als bewijs jegens derden hoeven te dienen, de zogenaamde “interne verantwoordingsstukken”, maar het mag duidelijk zijn dat facturen geen interne verantwoordingsstukken zijn). Art. 8, § 2 van dezelfde wet bepaalt dat de wettelijke boeken zeven jaar moeten bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt (zie CBN-advies 2011/21).
Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur, zowel op papier als in elektronisch formaat, moeten worden gewaarborgd en dit vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn (art. 60, § 5 W.B.T.W.). Onder “authenticiteit van de herkomst” verstaat het wetboek het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur. Met “integriteit van de inhoud” of onveranderlijkheid van de factuur bedoelt de wetgever dat de inhoud die wettelijk is voorgeschreven geen wijzigingen heeft ondergaan. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren. De leverancier moet dus kunnen aantonen dat hijzelf aan de oorsprong ligt van de factuur, namelijk dat hijzelf de factuur heeft uitgereikt of dat de factuur werd uitgereikt door een derde of door de klant (self-billing) handelend in de naam en voor de rekening van de leverancier, niettegenstaande het feit dat de factuur in ieder geval moet geboekt worden in zijn eigen boekhouding. Die bedrijfscontroles kunnen bijvoorbeeld bestaan in het in overeenstemming brengen van (interne) bewijsstukken van de onderneming, waardoor wordt aangetoond dat de facturering deel uitmaakt van een geïntegreerd bedrijfs- en boekhoudproces en niet als een alleenstaand proces. Een betrouwbaar controlespoor moet een verband kunnen aantonen tussen de handeling en de facturering, zodat gewaarborgd wordt dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden. Alleen dan zal het bewijs kunnen geleverd worden dat de factuur een werkelijke levering inhoudt.
Zowel de leverancier als de klant is verplicht de authenticiteit van de herkomst van een factuur te waarborgen. Maar het recht van de fiscus om elektronisch bewaarde facturen of kopieën van facturen in te zien, betekent geenszins dat vanuit de kantoren van de fiscus een online toegang tot deze gegevens moet mogelijk zijn.
Met leesbaarheid wordt eenvoudigweg bedoeld dat de factuur voor iedereen leesbaar moet zijn, op papier of op een scherm. In een stijl waarin alle B.T.W.-gegevens duidelijk leesbaar zijn, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is (zo zullen XML berichten of andere gestructureerde berichten, in hun origineel formaat, kunnen worden beschouwd als menselijk leesbaar na een transparant conversieproces). Meteen mag duidelijk zijn dat het elektronisch handtekenen van een elektronische factuur geen verplichting meer is.
Valsheid in informatica
De wet van 28.12.2000 inzake informaticacriminaliteit (B.S., 03.02.2001) heeft naar het voorbeeld van valsheid in geschrifte, de valsheid in informatica strafbaar gesteld.
De inbreuk valsheid in informatica wordt gedefinieerd als het opzettelijk vermommen van de waarheid via datamanipulatie waardoor de juridische draagwijdte van dergelijke gegevens verandert. Gegevens in een elektronisch formaat kunnen derhalve worden vervalst door wijziging of verwijdering (geheel of gedeeltelijk), tijdens hun invoer, hun herstelling of tijdens de bewaring. Het W.B.T.W. voorziet voortaan dat degene die het W.B.T.W. overtreedt met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden via valsheid in informatica, kan gestraft worden met gevangenisstraf van een maand tot vijf jaar en met een geldboete van 250 tot 125 000 EUR.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 1 januari 2013.
