CENTRAAL BOEK AFGESCHAFT MET TERUGWERKENDE KRACHT

Na 20 jaar computerboekhouden zal de boekhoudwetgeving in België eindelijk expliciet toelaten dat de boekhouding gevoerd wordt met een geïnformatiseerd systeem. Alle “boeken” mogen voortaan bijgehouden worden op informaticadrager zodat het oubollige “centraal boek” ophoudt te bestaan met terugwerkende kracht tot midden vorig jaar.

België blinkt als één van de uitzonderingen binnen de Europese Unie uit in de vormvoorwaarden voor een boekhouding. Alle verrichtingen moeten zonder uitstel, getrouw en volledig worden “ingeschreven” in een ongesplitst dagboek of een hulpdagboek (dat verder kan worden onderverdeeld in bijzondere hulpdagboeken). Deze boekingen geschieden chronologisch aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk. Voor gezamenlijke mutaties die in de loop van de “boekhoudkundige periode” in het ongesplitste hulpdagboek of de bijzondere hulpdagboeken zijn geboekt, moet maandelijks meestal een samenvattende opgave gebeuren in een “centraal boek”. Verder dient elke onderneming éénmaal per jaar een inventaris van haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen op te maken en in te schrijven in een “inventarisboek”. Die boeken zelf moeten op zodanige wijze gehouden worden dat de materiële continuïteit, evenals de regelmatigheid en de onveranderlijkheid van de boekingen verzekerd zijn. Om de onveranderlijkheid van de boeken te waarborgen worden een aantal vormvoorschriften opgelegd. Zo moeten de boeken doorlopend per blad genummerd zijn, dienen zij de vermelding van hun soort, plaats in de reeks en firmanaam te dragen, mag er geen wit vak of weglating in voorkomen en dient, ingeval van correctie, het oorspronkelijke leesbaar te blijven. Daarbovenop moet een onderneming minstens het centraal boek en het inventarisboek vóór hun gebruik laten viseren en soms paraferen door de griffie van de rechtbank van koophandel waar de onderneming is ingeschreven in het handelsregister. Maar het probleem is dat een boekhouding zo goed als nooit nog bijgehouden wordt in boeken. Dus zit er voor de ondernemers niets anders op dan computerlijsten uit te printen en manueel in te kleven in de wettelijk voorgeschreven boeken. Ongelooflijk maar waar. Het inkleven moet dan wel zo gebeuren dat de onveranderlijkheid gewaarborgd blijft. Het mag dus niet met “Pritt”, wel met “Velpon”.

Dat zo’n werkwijze uit de tijd is, hoeft geen betoog. Die onmogelijke procedure is al zo oud als het computerboekhouden zelf. Maar de wetgever zat stil. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) poogde een wijziging te forceren midden de jaren 90. Maar dat plan legde zo’n zware valideringsprocedures op binnen elke boekhoudsoftware dat de ondernemer van de regen in drop dreigde te komen. Maar het viseren en paraferen van de boeken is intussen een probleem geworden. Sinds 01.07.2003 bestaat het handelsregister niet meer. Handelsondernemingen zijn vanaf die datum niet langer ingeschreven bij een griffie, maar wel bij de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO). Dus kan de ondernemer met de boeken niet meer naar de griffie gaan om ze laten viseren en zo nodig paraferen.

Van Quickenborne

De staatssecretaris voor administratieve vereenvoudiging, Vincent VAN QUICKENBORNE, liet daar zijn oog op vallen en bond in zijn typische stijl de kat de bel aan. En zie: in geen tijd slaagt hij er in dat te doen wat jaren mislukte. Hij voert de algemene regel in dat een boekhouding op computer voortaan kan. De boeken en dagboeken mogen gehouden worden via geïnformatiseerde systemen. Maar dan moeten deze geïnformatiseerde systemen er voor zorgen dat de onderneming haar boekhouding kan voeren in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen. Wordt de boekhouding zo gevoerd, dan moet geen centraal boek meer bijgehouden worden. Deze wettelijke bepaling treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 01.07.2003. De dag dat de KBO werd opgericht.

Maar het voorontwerp van koninklijk besluit is ongelukkig opgesteld. Het gaat er van uit dat binnen een computerboekhouding nog maandelijks een centralisatieboeking wordt uitgevoerd. Dat is uiteraard niet het geval. Dat gebeurde wel in de stokoude manuele doorschrijfboeken op basis waarvan de oude wet is gemaakt. In computerboekhouding is dat weggevallen. Alle individuele journaalposten worden individueel geboekt (meteen of via groepsgewijze verwerking) op rekeningen. Logisch alternatief voor de “samenvattende boeking” zou zijn dat er nooit in meer dan twee maand tegelijkertijd kan geboekt worden (de vorige en de huidige maand). Jammer dat dit euvel niet wordt verholpen. In het Verslag aan de Koning staat ook dat de CBN zal moeten nagaan of voor boekhoudsoftware geen certificatie noodzakelijk is. Dat werkt enkel contraproductief. Neem een multinational die wereldwijd de boekhouding voert met een zelfde pakket. Dan zouden ze dit pakket eerst moeten goedgekeurd worden door klein België …

Verder is het voortaan ook mogelijk het inventarisboek niet langer bij te houden in een boek, maar via informaticadrager. Onze staatssecretaris berekende dat de ondernemers daarmee per jaar 60 mln. EUR zullen besparen. In de veronderstelling dat in België 600.000 boekhoudingen worden gevoerd, zou dat een besparing per boekhouding zijn van 100 EUR omdat het inkleven in de boeken een halve dag per jaar zou duren. Dat is natuurlijk schromelijk overdreven. Trouwens, welke ondernemer heeft een boodschap aan zo’n groot bedrag?

Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 9 december 2004.